Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego? Kiedy urzędnicy ZUS mogą sprawdzić pracownika na L4? Czy na zwolnieniu lekarskim można wychodzić z domu? Czy każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika? – pytają Czytelnicy Sztafety.
Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy są kontrolowane przez ZUS pod kątem, czy choremu rzeczywiście należy się L4, jak też czy jest ono prawidłowo wykorzystywane. Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, lub czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.
Jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, dodatkowo należy ustalić, czy poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy to opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat).
Kontrolę wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, a więc tego, czy w trakcie zwolnienia lekarskiego osoba chora nie pracuje lub nie wykorzystuje tego zwolnieni niezgodnie z jego celem może przeprowadzić ZUS (jego pracownicy) oraz płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
Jakie uprawnienia ma ZUS?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych może:
– skierować ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika lub konsultanta na badania dodatkowe,
– zażądać od lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wystawienia tego zaświadczenia.
Kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu zamieszkania, w miejscu czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim), w miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej (w przypadku, gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą). Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem rozstrzyga Zakład Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w razie potrzeby opinię lekarza leczącego a w razie sporu wydaje decyzję.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych najczęściej przeprowadza kontrolę osób, które korzystają często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich, uzyskują kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy albo z tytułu różnych schorzeń, korzystają z kolejnych okresów zasiłkowych, przed zachorowaniem podlegali krótko ubezpieczeniu chorobowemu, byli już pozbawieni prawa do zasiłku w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich, nie stawili się w wyznaczonym terminie na badanie związane z kontrolą prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy przez lekarza orzecznika Zakładu, co do których zachodzi podejrzenie, że wykonują pracę zarobkową lub wykorzystują zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem. Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie danych pozyskiwanych z zasobów systemu informatycznego sprawdza też m.in. osoby zgłoszone do ubezpieczeń przez więcej niż jednego płatnika składek, gdy u jednego pracodawcy ubezpieczony pobierał zasiłek, a drugi pracodawca nie przekazał do ZUS informacji o pobieranym zasiłku.
Czy na zwolnieniu lekarskim można wychodzić z domu?
Bez względu na rodzaj zwolnienia lekarskiego, pracownik przebywający na L4 może opuścić miejsce zamieszkania, aby zrealizować podstawowe potrzeby życiowe. W praktyce oznacza to, że może zrobić podstawowe i niezbędne zakupy w sklepie spożywczym, zrealizować receptę w aptece, udać się na wizytę do lekarza. W tych przypadkach warto zadbać o to, aby w razie kontroli usprawiedliwić nieobecność w miejscu zamieszkania. Dlatego też wskazane jest np. posiadanie paragonu ze sklepu bądź apteki, że były robione zakupy. Takie dowody mogą okazać się pomocne dla usprawiedliwienia nieobecności w domu, na wypadek, gdyby w momencie kontroli pracownicy ZUS nie zastali chorego w domu.
Należy pamiętać, że celem zwolnienia lekarskiego jest regeneracja; pracownik powinien odpoczywać, aby jak najszybciej powrócić do zdrowia i aktywności zawodowej. Z tego względu podczas korzystania z L4 należy pamiętać ograniczeniach, które nie dotyczą jedynie opuszczania miejsca zamieszkania, ale również wykonywania innych czynności, które mogłyby przedłużyć okres zwolnienia lekarskiego. Jest długa lista rzeczy, których kategorycznie nie możemy robić, kiedy jesteśmy na zwolnieniu. Przykładowo, podczas zwolnienia lekarskiego nie można wykonywać pracy, nawet bezpłatnej, pracownik nie powinien również grzecznościowo odpowiadać na wiadomości otrzymywane na firmowy adres e-mail, nie może podejmować czynności, które nie należą do niezbędnych czynności życia codziennego, nie powinien zajmować się na zwolnieniu, np. remontem mieszkania.
Nieobecność w domu w trakcie zwolnienia lekarskiego
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego na ogół jest niezapowiedziana. Może się więc okazać, że osoby chorej nie ma w domu, gdyż np. wyszła na wizytę kontrolną do lekarza, do apteki lub do sklepu spożywczego. Zgodnie z § 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, jeżeli w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że zwolnienie lekarskie nie jest wykorzystywane w sposób prawidłowy, osoba kontrolująca sporządza protokół z opisem nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia.
Warto wiedzieć, że do niedawna nieobecność w domu podczas zwolnienia lekarskiego była uznawane przez ZUS za nieprawidłowe wykorzystanie L4. 30 sierpnia br. weszła w życie zmiana w poradniku ZUS w tej sprawie. Wprowadzona zmiana zakłada, że jeżeli osoby kontrolujące zwolnienie lekarskie nie zastaną osoby przebywającej na zwolnieniu w miejscu jego zamieszkania, a nie ma innych okoliczności, które wskazują na nieprawidłowe wykorzystywanie L4, to taka nieobecność nie będzie uznawana jako niewłaściwe wykorzystywanie zwolnienia chorobowego.
Dotychczasowe zasady zakładały, że pracownik podczas zwolnienia powinien być w miejscu swojego zamieszkania. W praktyce oznaczało to, że niezastanie osoby kontrolowanej pod adresem pobytu było równoznaczne z wykorzystywaniem zwolnienia lekarskiego w sposób nieprawidłowy.
Kiedy pracodawca może kontrolować chorego pracownika?
Pracodawcy często zwracają się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o skontrolowanie, czy jego pracownik, który ma zwolnienie lekarskie jest rzeczywiście chory oraz czy wykorzystuje e-ZLA zgodnie z jego przeznaczeniem. Tymczasem, pracodawca nie musi czekać aż ZUS skontroluje to, czy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim wykorzystuje swoje zwolnienie właściwie. Może to zrobić sam, gdyż ma do tego prawo pod warunkiem, że zatrudnia powyżej 20 pracowników lub zlecić taką kontrolę firmie zewnętrznej. Pracownikowi takiemu lub firmie zewnętrznej pracodawca powinien wystawić imienne upoważnienie według wzoru zamieszczonego w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego – za cały okres objęty zwolnieniem lekarskim.
Jeśli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu i kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane. Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, ZUS zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.
Bożena Kolba
Podstawa prawna:
▪ Art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 1732 ).
▪ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).
