Prowadzenie dokumentacji stawia kilka naprawdę istotnych warunków. Akta bowiem powinny być przechowywane tak, aby zachowały poufność, integralność, kompletność i dostępność. To niezwykle ważne. Zarządzanie finansami firmy jest nie lada wyzwaniem, które wymaga znacznej koncentracji i należytej dokładności. W przeciwnym razie możemy otworzyć puszkę Pandory i sprowadzić na swoją firmę nieszczęścia, w tym finansowe. Dowiedz się, jak ogólnie wyglądają obowiązki prowadzenia dokumentacji i dlaczego warto skorzystać z usług biura rachunkowego.
Jak prowadzić dokumentacje pracowniczą? Poznaj kilka ogólnych informacji
Wyselekcjonowanie pracownika z rzeszy chętnych na dane stanowisko nie jest, niestety, ostatnim etapem. Gdy zatrudnisz już pracownika, musisz założyć i prowadzić jego dokumentację dla potrzeb ZUS-u i innych podmiotów. To jego akta osobowe i akta pracy. W tym momencie warto zaznaczyć, że cała ta „papierkowa robota” wymaga odpowiedzialności, ponieważ dokumenty muszą być przechowywane tak, aby zachowały poufność i – oczywiście – kompletność. Dlaczego? Cóż, grzywny wahają się od 1000 zł do 30 tys. zł. Wspomniane akta w przypadku pracy przy etacie dotyczą:
-
ewidencjonowania czasu pracy;
-
ubiegania się i korzystania z urlopów;
-
wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń;
-
kosztów przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz wszelkich środków ochrony indywidualnej.
Warto dodać, że należy je przechowywać ze wszech miar dokładnie, a więc w formie ponumerowanej i chronologicznej. To ważne z wielu powodów. Pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji. Jak długo po zakończeniu pracy należy przechowywać akta? Przez 10 lub 50 lat; to zależy od daty zatrudnienia.
Komu zlecić wykonywanie prac dokumentacyjnych? Biuro rachunkowe czy własna księgowość?
Jak widać, nawet ogólne informacje implikują znaczne wyzwane stawiane właścicielom firm. Niemniej jednak jest z tego kilka wyjść. Zatrudnić można bowiem księgową na etat lub zlecić to profesjonalnemu podmiotowi – biuru rachunkowemu. Pierwsza opcja jest droższa i przedsiębiorcy są skłonni ją wybierać wtedy, gdy ich firmy są już duże. Dla małych i średnich firm między innymi z powodów finansowych poleca się drugą opcję. Dlaczego? Zorganizowanie pracy oraz wypłacanie odpowiedniej pensji księgowej nie należy do najbardziej budżetowych rozwiązań. To jeden z powodów. Biuro rachunkowe oferuje kompleksowe usługi księgowe, zwalniając przedsiębiorce z wszelkiej odpowiedzialności za ewentualne błędy. To spore ułatwienie oraz atrakcyjne koszty, a także brak ryzyka Szerszy zakres oferowanych przez biura usług znajdziesz na stronie magnesuperat.pl. Możesz poznać tam więcej cennych informacji.
