Jak udokumentować okresy zatrudnienia do celów emerytalnych

Wiele osób przechodzących na emeryturę ma problem z udokumentowaniem zarobków, a od tego zależy wysokość ich emerytur. Problem dotyczy pracowników nieistniejących już zakładów, których dokumenty zaginęły bądź uległy zniszczeniu. Osoba przechodząca na emeryturę musi dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające staż pracy oraz wysokość uzyskiwanych zarobków. Jeśli zakład pracy, który nas zatrudniał, już nie istnieje, to dokumentacja może znajdować się u przechowawcy dokumentacji. Obowiązujące zasady ustalania prawa i wysokości emerytur powodują, że prawie wszystkie osoby przechodzące na to świadczenie muszą udowodnić przebyte okresy składkowe i nieskładkowe, a także wysokość swoich wynagrodzeń. W tym celu powinny dostarczyć do ZUS określone dokumenty. Chodzi przede wszystkim o świadectwo pracy potwierdzające okres zatrudnienia oraz zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawione na druku ZUS Rp-7 ( w celu udowodnienia wynagrodzenia w wybranych okresach zatrudnienia). Dokumenty te musi wystawić pracodawca. Problem powstaje więc wówczas, gdy zakład pracy zatrudniający pracownika nie istnieje lub został zlikwidowany. W takim przypadku, osoba ubiegająca się o emeryturę powinna ustalić, czy w miejsce zlikwidowanego pracodawcy powstał inny zakład pracy, który przejął dokumentację osobową i płacową pracowników od swojego poprzednika. Warto pamiętać, że zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić również następca prawny pracodawcy, u którego pracownik był kiedyś zatrudniony.

Może mieć miejsce sytuacja, że zakład pracy został zlikwidowany i w jego miejsce nie powstał inny podmiot, który wstąpiłby w jego prawa i obowiązki, przejmując jednocześnie dokumentację pracowniczą. Nie powinno być większego problemu, jeśli likwidacja lub upadłość jest jeszcze w toku, gdyż wówczas można zwrócić się do likwidatora lub syndyka masy upadłościowej o wystawienie odpowiedniego zaświadczenia na druku ZUS Rp-7. W sytuacji, gdy likwidacja lub upadłość zakładu pracy już się zakończyła, pracownik nie uzyska już takiego zaświadczenia od likwidatora lub syndyka. W takim przypadku może skorzystać z bazy zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy utworzonej przez ZUS (można się z nią zapoznać w placówce ZUS lub w serwisie internetowym ZUS). W sytuacji, gdy osoba zamierzająca ubiegać się o emeryturę nie dotarła do informacji o miejscu przechowywania dokumentacji swojego byłego pracodawcy w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, to nie pozostaje jej nic innego jak poszukiwanie tej dokumentacji innymi, możliwymi sposobami.

Jeśli zlikwidowany zakład pracy był jednostką państwową, osoba ubiegająca się o emeryturę może zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego takiej jednostki, np. wojewody, właściwego ministerstwa, z zapytaniem, gdzie może się znajdować dokumentacja pracownicza po zlikwidowanym zakładzie pracy.

Jeżeli zakład pracy był spółdzielnią, dokumentacja osobowo-płacowa jego pracowników może znajdować się w związku rewizyjnym, w którym spółdzielnia była zrzeszona. Jeśli związku takiego nie ma lub został zlikwidowany, dokumentację może posiadać Krajowa Rada Spółdzielcza.

Jeżeli natomiast zlikwidowany zakład pracy był prywatnym podmiotem, dokumentacja może znajdować się u prywatnego przechowawcy. Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji powinien udzielić likwidator lub syndyk masy upadłościowej, a także wydział rejestrowy sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy.

Potwierdzenie stażu pracy, jak też wysokości osiąganych zarobków przez jednostki przechowujące dokumenty zlikwidowanych zakładów pracy następuje w formie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów, a także odpisów, wypisów i wyciągów z tych dokumentów. Muszą być one podpisane przez osobę kierującą daną jednostką lub innego upoważnionego pracownika, a także zawierać informacje, na podstawie jakiej dokumentacji zostały wydane, np. na podstawie listy płac, karty wynagrodzeń itd.

Jak udokumentować staż i zarobki

Osoby pracujące w latach wcześniejszych, np. 70, 80 mają problem z udokumentowaniem okresów zatrudnienia i zarobków koniecznych do ustalenia wysokości emerytury lub renty. W wielu przypadkach tych dokumentów już nie ma, bo zostały zniszczone. Często nie udaje się udowodnić, ile faktycznie ktoś zarabiał np. w latach 70, a od tego zależy kapitał początkowy, a co za tym idzie emerytura. Dokumentacja pracownicza będąca podstawą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty obecnie ma być przechowywana przez lat 50. Ale wcześnie, do 1999 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej był krótki, wynoszący 12 lat.

ZUS, przy ustalaniu świadczeń emerytalno-rentowych stosuje ustawy ubezpieczeniowe i rozporządzenie z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, które to rozporządzenie w paragrafie 21 ogranicza środki, którymi można w postępowaniu przed ZUS wykazać wysokość osiąganych zarobków.

Zgodnie z  zapisami powyższego rozporządzenia, środkiem dowodowym stwierdzającym okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest co do zasady świadectwo pracy, zaświadczenie płatnika składek lub innego właściwego organu, wydane na podstawie posiadanych dokumentów lub inny dokument. W tym, w szczególności, legitymacje: służbowa, ubezpieczeniowa, związku zawodowego, a także umowa o pracę, wpis w dowodzie osobistym oraz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia, np. o zmianie angażu, przyznaniu nagrody.

Ponadto, gdy ustawa przewiduje możliwość udowodnienia zeznaniami świadków okresu składkowego, od którego zależy prawo lub wysokość świadczenia, taki dowód dopuszcza się pod warunkiem złożenia przez zainteresowanego oświadczenia – w formie pisemnej lub ustnej do protokołu – stwierdzającego, że nie może przedłożyć odpowiedniego dokumentu potwierdzającego ten okres.

Natomiast w wypadku zarobków, środkiem dowodowym stwierdzającym ich wysokość są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Problem może pojawić się w sytuacji, gdy wprawdzie ustalono, że dana osoba w danym okresie pracowała i była ubezpieczona, ale nie jest w stanie wykazać wysokości wynagrodzenia. Jeżeli ZUS nie chce zaliczyć określonego stażu lub zarobków, nie pozostaje nic innego jak droga sądowa i dochodzenie na niej uznania stażu pracy  i zarobków, których ZUS nie chce zaliczyć.

Warto wiedzieć, że w postępowaniu przed ZUS mamy do czynienia z postępowaniem administracyjnym, natomiast w postępowaniu przed sądami stosuje się zasady postępowania cywilnego wynikające z Kodeksu postępowania cywilnego, co daje większe możliwości dowodowe. Poza tym, o ile w postępowaniu prowadzonym przez ZUS istnieje ograniczenie co do postępowania dowodowego, o tyle przed sądem takich ograniczeń już nie ma i  osoba ubiegająca się o świadczenie emerytalno-rentowe może wykazywać wysokość osiąganego wynagrodzenie wszelkimi możliwymi dowodami.  Sądy nie są, w przeciwieństwie do ZUS , związane katalogiem środków dowodowych stwierdzania okresów zatrudnienia, przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe. W postępowaniu przed sądem nie stosuje się ograniczeń dowodowych, a więc każdy fakt może być dowodzony wszelkimi środkami, które sąd uzna za wskazane i dopuszczalne.

ZUS, co do zasady, nie może przyjąć zarobków osoby ubiegającej się o emeryturę na podstawie zeznań świadków. Natomiast w postępowaniu sądowym nie obowiązują takie ograniczenia. Dodatkowo, ma zastosowanie tu przepis art. 117 ust. 1 ustawy emerytalnej. Mówi on, iż okresy składkowe i nieskładkowe mogą zostać uwzględnione, jeżeli zostały udowodnione dokumentami (zaświadczeniami) lub wpisami do legitymacji ubezpieczeniowej, bądź też uznane orzeczeniem sądu. I to na  osobie ubiegającej się o emeryturę ciąży obowiązek wykazania wynagrodzenia z okresów zatrudnienia wskazywanych przez niego, jako podstawę do przeliczenia emerytury lub renty.

Staż pracy

W Polsce wiek emerytalny wynosi 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Osoby urodzone przed 1 stycznia 1949 r. (a także niektórzy urodzeni w latach 1949–1968) nabywają prawo do emerytury, która uzależniona jest od udowodnienia określonego stażu składkowego i nieskładkowego oraz zarobków uzyskanych w wybranych latach kalendarzowych. Z kolei, osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. w zasadzie mogą uzyskać wyłącznie tzw. nową emeryturę, której przyznanie i ustalenie wysokości nie jest uzależnione od udowodnienia określonego stażu pracy i zarobków osiągniętych w wybranych latach. ZUS przyznaje taką emeryturę bez względu na przebyty przez wnioskodawcę okres ubezpieczenia i oblicza na podstawie stanu konta ubezpieczonego w ZUS. Oznacza to, że wysokość emerytury zależy przede wszystkim od wysokości opłacanych składek.

Bożena Kolba